cara membuat surat resmi

Cara Membuat Surat Resmi Yang Baik dan Benar

  • Post author:
  • Post category:Tutorial

Cara Membuat Surat Resmi – Dalam kehidupan sehari-hari, komunikasi menjadi hal yang penting untuk menyampaikan informasi. Penyampaian informasi biasanya oleh perseorangan maupun lembaga. Kegiatan tersebut umumnya menggunakan surat resmi. Penting bagi kita mengetahui contoh surat resmi dan bagaimana cara membuatnya.

Pentingnya Surat Resmi

Surat resmi adalah suatu surat yang diterbitkan oleh perorangan, organisasi, atau lembaga tertentu, yang bersifat formal serta berkepentingan resmi. Seringkali surat resmi menjadi bukti dalam membuat suatu surat perjanjian yang dibutuhkan perusahaan atau lembaga untuk kepentingan dinas.

Selanjutnya, surat ini dapat menjadi barang bukti untuk melihat adanya perkembangan terhadap lembaga maupun suatu perusahaan. Surat resmi dalam bentuk surat dinas misalnya, dapat dijadikan sebagai pedoman untuk mengerjakan sesuatu. Contohnya untuk penulisan surat perintah, pengambilan keputusan, dan surat pemberian izin. Apabila Anda diharuskan pergi dinas dengan waktu yang lama, mencari tempat tinggal sementara menjadi hal penting dilakukan.

Cara Membuat Surat Resmi

Surat resmi memiliki struktur penulisan baku yang sudah menjadi standar. Untuk menulisnya dengan sesuai Anda harus mengikuti aturan penggunaan bahasa baku, isi surat harus efektif dan jelas, dan dibuat dengan cermat sesuai keperluannya. Surat resmi walaupun dibuat untuk keperluan pribadi harus tetap mengikuti kaidah yang berlaku. Agar terbiasa ada baiknya bagi Anda untuk lebih sering membaca contoh surat resmi agar tidak ada bagian strukturnya yang lupa dicantumkan. Selanjutnya kita akan mempelajari bagian-bagian surat resmi.

1) Kepala Surat

Dalam setiap surat resmi harus terdapat kepala surat atau kita sering mengenalnya dengan istilah kop surat, hal ini karena kop surat menunjukkan identitas lembaga organisasi pembuat surat. Adapun struktur dari kop surat ini harus mengandung beberapa hal berikut ini:

Logo atau lambang lembaga atau instansi (jika ada)

Nama instansi

Alamat instansi

Nomor telepon, faximile atau email

Kemudian jika surat tersebut dari perusahaan bisa kalian tambahkan macam usaha, bidang kegiatan, nomor izin usaha.
Fungsi dari kop surat ini adalah untuk penanda nama dan alamat kantor instansi, memberi informasi tentang bidang usaha, jenis kegiatan, dan sebagai sarana pengenalan lembaga pada khalayak.

2) Tanggal Surat

Tempat dan tanggal surat adalah keterangan yang menjelaskan lokasi serta kapan ditulisnya surat tersebut. Apabila lokasi penulisan surat sudah tercantum dalam kop surat, maka tidak perlu ditulis kembali, cukup tanggalnya saja. Lokasi penulisan tempat dan tanggal surat umumnya berada di pojok kanan atas sejajar dengan nomor surat. Nama tempat ditulis mendahului tanggal surat. Penulisan nama tempat dan tanggal dipisah dengan tanda koma dan diakhiri dengan tanda titik.

3) Nomor Surat

Sebagai catatan untuk arsip harus memiliki nomor surat. Setiap lembaga biasanya memiliki sistem penomoran surat masing-masing. Penomoran mempermudah pencatatan dan kategorisasi administrasi arsip surat.

4) Lampiran

Lampiran surat merupakan dokumen tambahan yang dilampirkan ke dokumen surat utama. Lampiran biasanya berisi dokumen pendukung yang menguatkan dokumen utama seperti daftar kegiatan, surat pendukung dari lembaga lain, laporan keuangan lebih mendetail, dan lain sebagainya.

Baca juga : 5+ Cara Membuat Surat Pengunduran Diri (Resign) Dari Kerja

5) Hal/Perihal

Hal/perihal merupakan maksud atau tujuan singkat yang memuat perkara dibuatnya surat.

6) Alamat Tujuan

Alamat tujuan kepada siapa ditujukannya. Penulisannya singkat saja karena alamat lengkap tujuan biasanya dicantumkan pada sampul surat.

Kata kepada yang sering kita lihat dalam penulisan alamat surat agar efektif tidak perlu lagi digunakan. Tanpa digunakannya kata kepada pun alamat surat yang dimaksud sudah jelas. Dalam hal itu, cukup digunakan frasa Yang Terhormat yang disingkat Yth. (diakhiri tanda titik). Oleh karena itu, penulisan alamat surat sebaiknya sebagai berikut.

Yth. Sdr. Mawar

Jalan Gelatik Dalam X/151 A

Bandung 40133

Singkatan kata atau kata untuk gelar akademis, pangkat, dan jabatan pada penulisan alamat surat tidak perlu diawali dengan kata sapaan Bapak atau Ibu karena gelar akademis dan pangkat itu sudah merupakan penghargaan kepada orang yang akan dikirimi surat.

Baca juga : Cara Membuat Surat Kuasa Bank Beserta Contohnya

7) Salam Pembuka

Salam pembuka adalah kata sapaan di awal surat. Kata sapaan yang biasa digunakan adalah “Dengan hormat” diikuti dengan tanda baca koma.

8) Isi Surat

Di dalam isi surat resmi terdapat beberapa bagian yang harus ada, yaitu pembuka, bagian inti dan penutup. Penjelasannya adalah sebagai berikut :

Pembuka, kalimat pembuka berfungsi untuk mengantar pembaca sebelum masuk pada inti pembahasan. Di dalam pembuka surat juga dapat berisi tentang rujukan inti masalah yang akan disampaikan kepada penerima surat.

Isi Pokok, bagian isi ini biasanya berisi tentang maksud, tujuan atau keinginan pembuat surat dalam membuat surat. Penyampaian pada bagian ini juga harus jelas, tidak bertele-tele, dan mudah dipahami.

Penutup, bagian penutup surat berisi tentang penegasan kembali, simpulan, harapan dan juga ucapan terima kasih. Penutup menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai.

9) Salam Penutup

Salam penutup ini berisi beberapa kata yang pada umumnya digunakan untuk menambah kesantunan dalam menyelesaikan komunikasi.

10) Nama, Jabatan, dan Tanda Tangan

Surat dinas akan sah jika terdapat tanda tangan pejabat yang berwenang, seperti pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi.

11) Tembusan

Tembusan merupakan bagian surat yang dipakai untuk menunjukkan adanya pihak atau orang lain yang juga menerima surat tersebut selain penerima surat. Atau jika surat tersebut perlu diketahui juga oleh pihak lain yang mendapat tembusan surat.

Contoh Surat Resmi

Berikut ini adalah contoh dari surat resmi :

cara membuat surat resmi
Contoh Surat Resmi Sekolah

Demikian pembahasan terkait Surat Resmi. Semoga bermanfaat

Baca juga : 8 Cara Efektif Mengatur Keuangan Anda

Baca juga : Cara Membuat Surat Izin Sekolah Beserta Contohnya

Referensi : 15 Contoh Surat Dinas Resmi Pemerintah hingga Sekolah (99.co)